Version 1.1 · Stand: 03.10.2026
Informationen der Erwins Enkel GmbH zu Kudos nach Art. 26 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Verbindlich geregelt sind Wechsel, Export und Löschung in § 18 der AGB und Abschnitt 11 der Leistungsbeschreibung.
1. Verfahren für Wechsel und Datenübertragung (Art. 26 lit. a)
- Export jederzeit. Administratoren können die exportierbaren Kundendaten während der gesamten Vertragslaufzeit selbst über die Export-Funktionen im Kundenportal abrufen, ohne Mitwirkung des Anbieters.
- Kündigung. Der Wechsel beginnt mit der Kündigung nach § 17 AGB.
- Übergangszeitraum. Auf Verlangen in Textform bis zum Vertragsende läuft der Dienst bis zu 30 Kalendertage nach Vertragsende zu den bisherigen Bedingungen weiter. Der Anbieter unterstützt den Kunden und von ihm benannte Dritte angemessen beim Wechsel (§ 18 Abs. 2 AGB).
- Abrufzeitraum. Danach können die exportierbaren Daten weitere 30 Kalendertage kostenfrei über das Kundenportal abgerufen werden (§ 18 Abs. 3 AGB).
- Löschung. Nach dem Abrufzeitraum werden alle Kundendaten des Mandanten gelöscht, Datensicherungen spätestens 30 Tage später; auf Verlangen bestätigt der Anbieter die Löschung in Textform (§ 18 Abs. 4 AGB).
- Keine Wechselentgelte. Für Wechsel und Export fallen keine Entgelte an (§ 18 Abs. 5 AGB).
Ansprechpartner für den Wechsel: support@getkudos.eu.
2. Formate, Datenstrukturen und Einschränkungen (Art. 26 lit. a, b)
- Formate: JSON und CSV (UTF-8), strukturiert, gängig und maschinenlesbar. Bilder (z. B. Prämienbilder) in ihrem ursprünglichen Format.
- Datenkategorien: abschließend in Abschnitt 11 Nr. 1 der Leistungsbeschreibung aufgeführt (u. a. Mitglieder, Teams, Bewertungen, Anerkennungen, Punktekonten, Prämien, Einstellungen, Audit-Protokoll).
- Ausgenommen sind für den internen Betrieb spezifische Daten (Abschnitt 11 Nr. 2 der Leistungsbeschreibung), insbesondere Hashwerte von Tokens und verschlüsselte Zugangsdaten zu Autotask und Identity Provider; diese liegen dem Kunden selbst vor.
- Datenstrukturen: Verknüpfungen zwischen Datensätzen erfolgen über stabile Kennungen. Zu Autotask gehörende Datensätze (Tickets, Kontakte, Firmen, Ressourcen) tragen die Kennungen aus Autotask, sodass sie im Zielsystem zugeordnet werden können.
- Bekannte Einschränkungen: Für Kudos gibt es keine harmonisierten Normen oder offenen Interoperabilitätsspezifikationen nach Art. 35 Data Act. Funktionen, die auf Autotask aufbauen (z. B. Bewertungslinks in Ticket-Benachrichtigungen), muss der Kunde im Zielsystem neu einrichten.
3. Standort der IT-Infrastruktur (Art. 28 Abs. 1 lit. a)
- Anwendung, Datenbank und PDF-Erzeugung: Rechenzentren der netcup GmbH in Deutschland.
- Datensicherungen: eigene Geschäftsräume des Anbieters in Deutschland.
- E-Mail-Versand: Sendinblue SAS (Brevo) mit Servern in der EU (Frankreich, Deutschland, Belgien).
Kundendaten werden nicht außerhalb der EU gespeichert oder verarbeitet. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter enthält Anlage 3 des AVV.
4. Schutz vor Zugriff durch Behörden von Drittstaaten (Art. 28 Abs. 1 lit. b, Art. 32)
Technisch:
- Verarbeitung ausschließlich bei Anbietern mit Sitz und Rechenzentren in der EU;
- Verschlüsselung aller Verbindungen (TLS) und verschlüsselte Datensicherungen;
- Zugangsdaten zu Autotask und Identity Provider AES-256-GCM-verschlüsselt, Tokens nur als Hash gespeichert;
- Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row-Level Security) und protokollierte, vom Kunden freizugebende Support-Zugriffe.
Organisatorisch und vertraglich:
- Der Anbieter gibt Kundendaten an Behörden eines Drittstaats nur heraus, wenn eine internationale Übereinkunft (z. B. ein Rechtshilfeabkommen) oder eine sonstige Rechtsgrundlage nach Art. 32 Data Act und Art. 48 DSGVO dies erlaubt.
- Er prüft jedes Ersuchen auf seine Rechtmäßigkeit, legt gegebenenfalls Rechtsmittel ein, gibt nur das erforderliche Minimum heraus und informiert den Kunden vorab, soweit dies nicht rechtlich untersagt ist.
- Unterauftragsverarbeiter werden nur nach vorheriger Information des Kunden hinzugezogen oder ersetzt (§ 6 AVV).